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Die perfekte User-Story

Existiert „die perfekte User Story“? Wie muss eine User Story aufgebaut sein, damit sie den Erwartungen deines Teams entspricht?

Als Product Owner ist man täglich damit beschäftigt, eine User Story nach der anderen zu verfassen.

Die Erwartungen sind hoch, man möchte seinem Team sowie Stakeholdern in Estimation- und Planning-Meetings qualitativ hochwertige User Stories liefern. Mit einer gut vorbereiteten User Story wird auch wertvolle Zeit gut genutzt, indem Diskussionen über den Aufbau, die Größe und den Inhalt der Story in Meetings vermieden werden.

Ihr wisst ja, Zeit ist Geld.

Also, was braucht es, damit auch deine User Story perfekt wird?

  • Titel
  • Story
  • User-Akzeptanz-Kriterien (UAKs)
  • Sonstige hilfreiche Informationen

Beginnen wir mit dem Titel

Der Titel muss die richtige Länge haben. Ist der Titel zu lang und komplex geschrieben, wird er meist nur zur Hälfte gelesen und nicht verstanden. Damit verlieren wir bereits die Motivation des Teams, da ihnen die Story schon beim Titel nicht zusagt.

Versuche deinen Titel kurzzuhalten, aber bringe auf den Punkt, was die Story beinhaltet. Ist der Titel kurz und knapp, aber dennoch aussagekräftig, so hast du es bereits geschafft, dass dein Team beim Lesen des Titels eine erste Vorstellung zum Inhalt deiner Story bekommt.

Hier einige Beispiele, um dir ein besseres Gefühl zu geben:

  • Zahlart Kauf auf Rechnung im Check-out verfügbar
  • Aktivierung der Wishlist
  • Neue Produktkategorie Schuhe hinzugefügt

Nun schreiben wir die Story

Hier solltest du unbedingt folgendem Aufbau folgen, damit die drei Kernfragen „Wer“, „Was“ und „Warum“ beantwortet werden:

Als … [Nutzer] möchte ich, dass … [Aktion], damit … [zu erreichendes Ziel].

perfekt user story

Ich gebe dir ein Beispiel:

Als Modelando-Kunde möchte ich, dass im Check-out die Zahlart „Kauf auf Rechnung“ verfügbar ist, damit ich meine Rechnung erst nach Erhalt der Ware begleichen muss.

Mit dieser Story wissen wir, wer (der Modelando-Kunde) sich was (Zahlart Kauf auf Rechnung im Check-out) wünscht und warum (damit die Ware erst nach Erhalt bezahlt werden kann).

Alles klar, so weit? – Prima, dann …

Machen wir weiter mit den UAKs

UAKs steht für User-Akzeptanz-Kriterien und heißt: was muss gegeben sein, damit der User die gegebene Anforderung als erledigt akzeptiert.

Die UAKs geben den verantwortlichen Entwicklern auch eine kleine Anleitung dafür, wie das Verhalten am Ende aussehen muss, damit die Story als erfüllt gilt.

In unserem Beispiel könnten die UAKs wie folgt lauten:

UAK 1: Die Zahlart Kauf auf Rechnung ist aktiviert

UAK 2: Der Kunde kann im Checkout-Schritt Zahlart die Zahlart Kauf auf Rechnung auswählen und damit den Check-out abschließen

Im Falle von möglichen Design-Vorgaben könnte man noch Folgendes aufnehmen:

UAK 3: Die Zahlart Kauf auf Rechnung wird im Modelando-CI ausgegeben und erscheint an zweiter Stelle der Zahlarten

 

Kitzelt es dich in den Fingern und du möchtest dich nun hinsetzen und die Story abarbeiten?

In einfachen Worten ist beschrieben, was zu tun ist. Technische Vorgaben sind nicht enthalten, denn dafür sind die Entwickler selbst verantwortlich. Beim Lesen dieser Story erreichen wir jeden – die Entwickler, unsere Stakeholder, den Kunden etc.

Je klarer die Anforderungen niedergeschrieben wurden, desto weniger Rückfragen wirst du erhalten.

Am Ende kannst du…

Weitere Informationen ergänzen

Liegen dir Designs vor? So hänge diese an, damit man sich direkt ein Bild davon machen kann, was erwartet wird.

Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Stories? Dann vermerke diese umgehend, damit mögliche Blockaden vorab klar sind und ggf. aus dem Weg geräumt werden können.

 

Hier nochmal zusammengefasst einige Tipps, die dir dabei helfen, eine perfekte User Story zu schreiben:

  1. Nimm dir ausreichend Zeit dafür – die Zeit ist hier definitiv richtig investiert
  2. Schreib einen kurzen, aber aussagekräftigen Titel
  3. Formuliere die Story nach dem Wer – Was – Warum – Vorgehen
  4. Beschreibe UAKs in einfachen Worten
  5. Ergänze die Story mit allen notwendigen Informationen, die für die Umsetzung relevant sind

Hier siehst du eine Beispiel-Story, wie sie in Jira aussehen könnte:

screenshot jira perfekte user story

Andrea und das gesamte agile Team stehen dir zur Verfügung, um über agile Themen zu sprechen und dir dabei zu helfen, eine echte und effektive Veränderungskultur einzuführen. Hinterlasse uns eine Nachricht.

Meine liebsten JIRA Admin Features

JIRA ist eines der bekanntesten und meistgenutzten Werkzeuge für agile Projekte. Laut Atlassian wird es von mehr als 180.000 Kunden in über 190 Ländern für das Projektmanagement oder die Problemverfolgung verwendet. Aber welche JIRA Admin Features sind wirklich praktisch ?

Wir anarconisten benutzen alle JIRA – in Kundenprojekten aber auch intern in unserer Organisation.

 

Duong_ProfilbildDuong, eine unserer Expertinnen und JIRA Admin in verschiedenen Projekten, verrät uns ihre liebsten Features. Nicht alle der folgenden Funktionen sind in der Standardversion von JIRA enthalten, aber sie helfen dir viel Zeit zu sparen.

 

 

scriptrunner_logo_JIRA Admin Featuremit Adaptavist Scriptrunner Add-on

Als ein anderer User anmelden mit Scriptrunner

scriptrunner_shortcut_JIRA Admin Feature

Scriptrunner ist ein super tolles Tool, das das Leben eines Jira-Admins leichter macht. „Switch to a different user“ – ein Built-in Skript von Scriptrunner hilft dabei, eine Jira Instanz als ein normaler User zu erfahren. Dadurch können Jira-Admins herausfinden, was nicht stimmt mit dem User Account. Einfach als ein User einzuloggen ist viel leichter als Troubleshooting durch Email oder Kommentare in einem Ticket.

Daten aus der Datenbank ziehen mit Scriptrunner

scriprunner JIRA Admin Feature

Ich gebe zu, besonders häufig kommt es nicht vor, dass Jira-Admins Daten aus der Datenbank einer Jira-Instanz bräuchten. Ab und zu habe ich solche Situationen aber bereits erlebt.

Als Admin kommt man an manche Sprint Infos nicht durch UI, zum Beispiel in welchem Board das Sprint ursprünglich erstellt wurde. Scriptrunner bietet ein Skript, mit dem man alle Infos aus der Datenbank ziehen kann, ohne sie zu updaten. Hier findest du genaue Infos zum Script Connecting to databasesQuerying the Current JIRA Database.

 

configuration_manager_shortcuts_JIRA Admin Featuremit Power Admin & Configuration Manager Add-on

Konfigs managen mit Power Admin

Power_Admin_JIRA_Admin Features

Configuration Manager ist unschlagbar, wenn es um Migrationen einer Jira-Instanz geht. Ein zusätzliches Tool – das zusammen mit Configuration Manager kommt ist Power Admin. Power Admin hilft beim Managen aller möglichen Konfigurationen: Custom Fields, Status, Issue Type, Schemes usw.. Am besten finde ich, dass beim Updaten einer Konfiguration durch Power Admin, die spezifische Konfiguration in allen Elementen der ganzen Instanz automatisch entsprechend angepasst wird. Zum Beispiel zeigt Power Admin wie viele Custom Fields eine Instanz momentan hat, wo jedes Custom Field benutzt wird und wie viele Tickets Werte auf jedem Custom Field haben. Und wenn man ein Custom Field umbenennt, wird der Custom Field Name in allen Boards, Filtern usw. angepasst. Das spart Zeit und vereinfacht den Job eines Jira-Admins.

„Automation for Jira“ ist ein Time-saver

Dieses Feature ist direkt in JIRA.

liebsten JIRA Admin Features

Automation for Jira ist eine native Funktion von Jira, die wirklich fortschrittlich ist. Eine beliebte automatische Funktion ist, ein Ticket in den nächsten Status zu schieben, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Man kann damit ziemlich komplizierte Automationen aufbauen mit zahlreichen Triggern, Conditions und Actions. Die Automation funktioniert nicht nur für aktuelle Tickets, sondern auch mit verlinkten Tickets, natürlich unter bestimmten Bedingungen. Das Tool ist nicht nur für Jira-Admin interessant, auch Projekt-Admin können eigenständig projektweise Automationen erstellen.

Willst du uns zeigen, welche Funktionen in Jira du drauf hast? Dann komm zu uns als Atlassian Consultant. Schick uns deine Bewerbung an jobs@anarcon.de

 

button_bewerbung

Teams- und Ressourcenverwaltung mit Tempo und Jira

Sie arbeiten vielleicht in einem internationalen Umfeld mit einer komplexen Struktur? Lassen Sie uns hier ein konkretes Beispiel von Team- und Ressourcenverwaltung mit Hilfe von flexiblen und agilen Tools darstellen.

Paradine ist ein weltweit aktives führendes Beratungs- und Softwareunternehmen, das Produkte und Dienstleistungen für das unternehmensweite Data Management anbietet. Die Firma hat seinen Hauptsitz in Wien und verschiedene Niederlassungen in Österreich, Rumänien und der Ukraine. Mehr als 100 Experten unterstützen 500 große und mittelständische Unternehmen mit konsistenten Master Daten, um nachhaltig Kosten zu senken und eine hohe Transparenz der Produktdaten in allen Systemen zu erreichen.

 

Wie verwaltet das Unternehmen seinen Workflow in drei verschiedenen Ländern?

„Jira ist der Klebstoff, der uns zusammenhält,“ erklärt Denise Reinagl, IT-Projektmanagerin und Jira Admin bei Paradine.

In dem Jira System sind alle wichtigen und benötigten Informationen für die Ressourcenverwaltung zentralisiert, um diese Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Auch wenn ihr damaliges System ein dediziertes Plugin hatte, in dem sie der Zeitverbrauch der verschiedenen Projekte zusammenfassen konnte, enthielt es kein detaillierte und praktikable Reportingstool. Im Jahr 2014 implementierte Paradine Tempo Timesheets-App für Jira und seitdem erhalten die Teams eine deutlichere Sicht der globalen Situation.

„Tempo-Timesheets haben uns geholfen, Zeit bei der Protokollierung unserer Arbeit zu sparen, da wir diese direkt in Jira tun können. Die Benutzeroberfläche ist sehr kundenfreundlich,“ sagt Fr. Reinagl. „Die Zeitprotokolle sind jetzt detaillierter, wodurch wir zusätzliche Kosteninformationen zu unseren Projekten erhalten.“

Nach 4 Jahren mit Tempo-Timesheets war das Team für Tempo Planner bereit.

Ressourcenverwaltung mit Tempo Timesheets und Jira

 

Warum hat Paradine Tempo Planner implementiert?

Tempo Planner ist eine Applikation für Jira, die die Verwaltung von Teams und Ressourcen optimiert.

Das Tool ermöglicht der Teamleitung:

  • verfügbare Teammitglieder schneller finden
  • die Ressourcenverwaltung für mehrere Projekte zu maximieren

Nach der Implementierungsphase wurde die App schnell an verschiedenen Standorten verwendet.

„Ich kann nicht die Verantwortung tragen, eine Software zu einem bestimmten Zeitpunkt an einen Kunden zu senden, wenn in diesem Zeitraum keine Entwickler verfügbar sind,“ erklärt Denise Reinagl. „Ich muss mit Teammitgliedern planen und sicherstellen, dass dort kein Konflikt entsteht. Wenn dann jemand meine geplanten Ressourcen benötigt, muss er mich fragen. Durch die Tempo Planung kann ich die Ressourcenplanung dokumentieren und Ressourcen-Änderungen planen.“

Eine transparente und unkomplizierte Planung ist heute ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensziele.

Vor der Implementierung von Tempo Planner wurde die Ressourcenverwaltung in einem ERP-System durchgeführt, das auf einer Datenbank in Form eines Pivot-Excels basiert war. Damit konnten die Teamleiter die benötigten Ressourcen sehen und auch den Mitarbeitern Aufgaben zuweisen. Aber die Teammitglieder konnten nicht sehen, wofür sie geplant waren. Nur mit Hilfe von einem Screenshot erfuhr die Mitarbeiter den Plan, woran sie arbeiten sollten.
Ressourcenverwaltung mit Tempo und Jira

„Wir haben viel mehr Kommunikation mit jedem Mitarbeiter innerhalb der Planung als zuvor,“ kommentiert Fr. Reinagl.

Eine weitere wichtige Funktion von Tempo Planner ist der Kapazitätsreport. Dieser Bericht liefert Paradine wichtige Informationen zum Beispiel über langfristige zugewiesene Ressourcen. Tempo Planner hilft auch dabei die Überbuchungen der Teammitglieder zu minimieren, indem die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in einer Ansicht sichtbar ist.

„Ich bin begeistert von Tempo Planner, weil ich meine Teams in den gewünschten Größen zusammenstellen kann,“ sagt Fr. Reinagl.

Für sie sei das Beste an Tempo Timesheets & Planner die Leichtigkeit, mit der ihr Team die Produkte verwenden könne.

„Mit Tempo Planner hat es ein Meeting gedauert, sagt Reinagl. Ich habe ein bisschen hineingelesen, eine kurze Präsentation gemacht und seitdem verwenden wir es. Es funktioniert einfach,“ beschließt sie.

Tempo planner 4 Minuten :https://www.youtube.com/watch?v=DLYujUpf0Ak
Lassen Sie sich selbst überzeugen und testen Sie Tempo Timesheets oder Tempo Planner.

anarcon

Bei Anarcon verwenden wir auch Tempo Timesheets und aus diesem Grund können wir Sie gut beraten und Ihre Bedarfe verstehen. Haben Sie eine komplizierte Teamstruktur haben oder wollen einen Ressourcenmanagement Prozess optimieren? Wir werden zusammen die passende Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln.

Unser Ziel ist es, Ihr Partner zu werden, damit Sie leistungsstarke Tools verwenden können, die an Ihre Bedürfnisse angepasst sind. Dafür arbeiten wir mit verschiedenen Partnern zusammen, um globale, optimale und maßgeschneiderte Lösungsansätze für Sie zu finden.

Original Artikel ist von unserem Partner Tempo geschrieben.

 

 

Projektmanagement mit JIRA: das richtige Tool für meine Firma?

Arbeiten Sie im Projekt Modus? Dann kennen Sie mit Sicherheit auch den „letzten Quartal Stress“.  Diese Jahreszeit ist für einen Projektmanager oft gleichbedeutend mit Budgetplanung und Stress.

Jürgen plant sein Budget für nächstes Jahr. Das Projekt läuft, aber nicht wie geplant und nicht optimal. Die Deadlines sind teilweise verschoben und die Ergebnisse sind nicht wie erwartet. Die Kommunikation zwischen die verschiedenen Teams ist holprig oder schwierig. Die Kosten sind derzeit noch im grünen Bereich aber nicht wirklich planbar. Konsequenz: Jürgen hat viel Stress, weil das Projekt nicht rund läuft oder noch schlimmer, das Projekt könnte scheitern! Im Boardmeeting soll er eine Lösung anbieten.

Das richtige Tool

anarcon Projektmanagement Illustration

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash

Während des ersten Gesprächs teilte er uns mit:

„Großartig wäre ein einfaches und flexibles Tool. Ich will ein zentrales Tool, um

  • meine Projekt Struktur im ganzen Detail abzubilden
  • den Ablauf der Aktivitäten zu listen, tracken und priorisieren um die Projekt time-line effizient zu managen
  • einen zentralen Punkt für die Kommunikation mit allen Teams zu haben. Dadurch sind alle auf dem gleichen Stand und jeder weiß wo wir gerade stehen
  • den Stand meines Projekts in „real-time“ zu erhalten und zu kommunizieren
  • das technisch kompatibel mit meinem System und Anwender freundlich ist.

ein echtes Projektmanagement Tool. Kein Excel mehr!“

Zusammen analysierten wir die Situation und schlugen JIRA vor. Vielleicht haben Sie schon von JIRA gehört, eventuell aus Ihrer IT Abteilung? Aber JIRA kann viel mehr als nur ein IT-Ticket System sein.

Was ist JIRA?

In Wikipedia finden Sie die folgende Definition. Jira [ˈdʒi.rɑː] ist eine Webanwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement, die von Atlassian entwickelt wurde.

anarcon_Jira_dashboard

Foto Atlassian.com

Leo, mein technischer Kollege erklärte es mir so: „JIRA war ursprünglich ein „Bug-Tracking Tool“. Die Anwendung ist aber so flexibel, dass Du jeden Prozess-Workflow abbilden kannst.“

JIRA ist ein sehr leistungsfähiges und flexibles Aktivitäts- Trackings Tool. Somit werden viele alltägliche ToDo´s in einem Projekt organisiert.

– Abbilden eines Projektworkflows
– Erstellen von Tasks um Aktivitäten- / Probleme zu erledigen (oder Funktionalitäten zu entwickeln)
– Erstellen von Reports und Statistiken
– Verfolgen und Priorisieren der Aufgaben
– …. und vieles mehr

Agiles Projektmanagement? Kein Problem, JIRA richtet sich insbesondere an agile und kundenorientierte Workflows.

Nicht nur ein IT Entwicklungs Tool?

Die IT-Entwicklungsteams verwenden JIRA gerne. Aber die Software ist für alle geeignet, die Projekte oder Prozesse verwalten sollen (ob Marketing, Buchhaltung oder Verkauf). Vielleicht brauchen Sie ein gutes Tool für folgenden Themen:

  • Kundenangebote und/oder Sales Pipeline
  • Produkt Reparaturen
  • Kundenbeschwerde System
  • Kunden System (Zahnärzte, Ärzte …)
  • Ausleihungssystem (Autovermieter?)

Jedes Team ist anders und wir alle haben spezifische Anforderungen. Der Atlassian Marketplace bietet „Erweiterungen“, um Ihr JIRA mit unglaublichen Funktionen zu bereichern.

Anarcon ist Atlassian Platinum Solution Partner

Hier ein paar Worte zum Entwickler der Software Atlassian

Mit unserer Zertifizierung als Atlassian Platinum Solution Partner werden wir Ihr Atlassian Ansprechpartner sein. Wenn wir unsere Kunden Begleiten, geht es nicht nur darum Lizenzen zu verkaufen. Wir sind an Ihrer Seite sowohl für die technische Einrichtung als auch für die Schulung der Teams. Gemeinsam werden wir daran arbeiten, Ihr Ziel am besten zu erreichen. Wir haben Erfahrungen bei großen Projekten in Konzernen und kennen die Faktoren, woran Projekte scheitern könnten.  Ob für Ihr Projektmanagement, eine Prozessoptimierung oder eine Neu Implementation: Wir sind für Sie da!

Wir begleiten Jürgen demnächst bei seinem Projekt und bei der Implementierung von JIRA in seiner Firma. Wir sind sogar mit einem kleinen PMO Team vor Ort.

Sie benutzten noch Excel für Ihr Projektmanagement? Sie wollen ein neues Tool benutzen, welches Ihr tägliches arbeiten vereinfacht?

Hinterlassen Sie uns eine Nachricht und wir melden uns bei Ihnen!

 

Brauchen Sie ein JIRA Training? Checken Sie unsere Training Angebote hier!
Mehr technische Informationen bezüglich JIRA finden Sie hier.

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