Grape, ein anderer Messenger in Ihrem Jira Projekt

Grape partner logo blue Grape ist eine Messaging-Lösung, mit der Unternehmen effektiv kommunizieren können. Dieses Tool bietet Ihnen sichere Kommunikation über Chats, Video- und Sprachanrufe sowie Bildschirmteilung.

Effizienz

Das Tool kann mit allen Atlassian-Produkten verbunden werden und ermöglicht dadurch einen schnellen und einfachen Austausch auf jedem Bereich, wie zum Beispiel Wissensdaten (Confluence), Datenbanken, Issue-Tracker und Code-Repository.

Sicherheit

Sie wählen die Umgebung in der Sie diese Messaging-Lösung installieren möchten. Wir passen uns an Ihre IT-Anforderungen an: sichere EU-Cloud, eigenes Rechenzentrum oder verteilte Rechenzentren (Cluster-Lösung S100). Diese Lösung erfüllt natürlich die DSGVO-Richtlinien und hat zahlreiche Sicherheitsfunktionen.

Mobilität

Dank einer patentierten Suchfunktion „Grape-Search“ können Ihre Teams auch jederzeit auf Mobilgeräten Daten durchsuchen. Grape ist permanent synchron. Grape in Jira integriert Effizientes Messaging-Tool in Ihrem Jira oder Confluence das Messaging-Tool wird in Ihren Jira-Tickets geöffnet, sodass Sie die Team Kommunikation direkt in Ihrem Jira Projekt stattfinden kann. Grape bietet weitere Vorteile wie die automatische Integration von „Jira-Beobachter“, wichtige markierte Nachrichten an Nutzer übermitteln, verschiedenen Datenbanken zugreifen ohne Registerkarten zu wechseln. Erfahren Sie noch mehr hier: https://www.grape.io/de/funktionen/embed-chat

Checken Sie unsere Leistungen hier und lassen Sie uns darüber sprechen. Wir werden Ihre Fragen beantworten und dieses Tool bei Ihnen zu Verfügung stellen.

Ein virtuelles Atlassian Team an Ihrer Seite

Gute IT-Fachkräfte zu rekrutieren ist für viele Unternehmen derzeit eine Challenge. Auch mit einer effizienten HR-Strategie – soll man interne neue Mitarbeiter finden oder outsourcen – findet man nicht immer die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt. Dazu kommt, wenn es um sehr spezifische Themen wie Atlassian zum Beispiel geht, kann die Rekrutierung Monate dauern. Aber das Projekt läuft weiter und die Hilfe dafür wird jetzt benötigt und soll effizient sein….

Application Advisory Team

Unser Application Advisory Team bietet flexiblen Remote-Support und Beratung für Ihre Atlassian-Lösungen.

Wenn Sie einen zuverlässigen Partner in Bayern mit zertifizierten Experten von Atlassian suchen, der Ihnen bei

  • Beratung und Administration der Atlassian Produktpalette
  • Service Improvement durch Best Practice Ansätze
  • Oberflächenanpassung und Automatisierung
  • Second Level Support
  • Prozessdokumentation
  • Anforderungsanalyse
  • individuelles, auf Sie zugeschnittenes Lizenzmanagement mit Reminder-Service
  • Implementierung von Jira – und Confluence Anforderungen

 

Application Advisory Team Atlassian Experten

behilflich sein kann, ist das anarcon Application Advisory Team genau das Richtige für Sie! Es ist, als hätte man ein virtuelles Atlassian-zertifiziertes Team an seiner Seite!

Welche Vorteile gibt es bei Jira-Projekten? Worauf sollen Sie bei einer Service Desk Implementierung achten? Wie lässt sich Service am besten in die Softwareentwicklung integrieren? Können wir unser aktuelles Jira noch optimieren? Wie bekomme ich Unterstützung, um Workflows clever einzurichten? Wie soll die Berechtigungsstrategie aussehen? Automatisierung? Wie kann ich meine SLAs einrichten lassen? Können wir in ein internes System integrieren? Oder vielleicht Jira in anderen Bereichen verwenden?

Sie erkennen ein paar relevante Fragen? Sprechen Sie mit Ihrem Team und lassen Sie uns Ihnen damit helfen!

anarcon als Partner

Es ist uns bewusst, dass Ihnen eine Unterstützung mit einer echten Flexibilität fundamental ist. Nebenbei ist eine qualitative, innovative und strategische Beratung auch notwendig, um Ihr Geschäft zu skalieren. Remote oder vor Ort, anarcon passt sich an Ihre Bedürfnisse an.

Unsere Philosophie bei anarcon: Wir arbeiten an Lösungen und nicht an verkaufbaren Produkten. Wichtig ist, dass wir Sie bei Ihrem Projekt begleiten, um das Beste zusammen zu erreichen.

Als Platinum Solution Partner sind wir ihr Ansprechpartner Atlassian. Wir begleiten sowohl große Konzerne als auch mittelständische Unternehmen, die Atlassian Produkte verwenden und können diese Expertise weiter ausbauen.

Bitte setzen Sie sich zu Ihren Anforderungen mit uns in Verbindung.
Bedarf an Atlassian Training : hier finden Sie unsere nächsten Termine.

5 Tipps für effiziente ITSM-Prozessimplementierung

ITSM (IT-Service Management) steht für eine kunden- und serviceorientierte IT-Organisation. Für Ihre Firma ist es wichtiger denn je, die bestmögliche Unterstützung für Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen zu erhalten. Hier finden Sie unsere 5 Schritte, um Ihre ITSM-Prozessimplementierung effizienter zu gestalten:

1. Festlegen klarer Ziele

Fangen Sie mit klaren und langfristigen Zielen an, um bessere ITSM-Prozesse einzurichten.

Um dies zu erreichen, soll Ihr Team folgende Fragen beurteilen: wie effizient ist Ihr Service-Management-System derzeit? Welche Leistungen sind gut und welche sind nicht optimal?

Zusätzlich beeinflussen folgende Elemente Ihre ITSM-Prozesse:

  • Service Level Agreements (SLA) und operational Level Agreements (OLA)
  • Kundenfeedback zu Ihren IT-Services
  • Bereitstellung und Wartung der Infrastruktur
  • ITSM-Softwarelösungen und deren Interaktion mit anderen Business Technologies
  • Unternehmenskultur, insbesondere in Bezug auf Einstellungen zu IT-Investitionen.

Der Aufbau einer kraftvollen ITSM-Strategie ist nur möglich, wenn Sie eine solide Roadmap als Ausgangspunkt haben. Ohne diese Ziele werden Ihre ITSM-Prozesse ziellos und ineffektiv.

2. Bevorzugen einer agilen ITSM

Die effizientesten ITSM-Prozesse sind überwiegend in der agilen Methodik verankert.

Warum ist das so? Es hat mit den im Agile Manifesto Werten zu tun.

  • Individuen und Interaktionen vs. Prozesse und Werkzeuge
  • Arbeit auf Software vs. umfassende Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden vs. Vertragsverhandlungen
  • Reagieren auf Change vs. Plan verfolgen

Das agile Projektmanagement fördert Flexibilität, Verantwortlichkeit und Zusammenarbeit. Dies ist ein weiterer Aspekt der Entwicklung, der den etablierten ITSM-Best Practices nahe kommt.

Denken Sie daran, dass Sie das Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Struktur in der Firma beachten sollen. Zu viele Dokumente und Regeln behindern die Kreativität. Allerdings wird eine agile Implementierung ohne Struktur sinnlos sein.

 

3. Investieren richtig und bewusst

Viele Unternehmen investieren heute in Technologie für Anwendungen, die weit über ihre IT-Abteilungen hinausgehen. Deswegen ist es entscheidend, dass Ihre Organisation in das passende ITSM Tool investiert.

Egal ob es sich um ein Cloud-Computing-Upgrade oder um eine Software as a Service (SaaS) oder noch Infrastruktur as a Service (IaaS) handelt, Ihre technologischen Ressourcen bleiben da um Ihren Betrieb zu verbessern und Ihre Geschäftsziele zu unterstützen.

Ein häufiger Fehler ist eine „all in one“ ITSM-Lösung zu suchen. Eine magische Software, die alles gut beherrscht, existiert nicht. Stattdessen fokussieren Sie sich darauf, die Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Wenn Sie schnell Geld für ein neues performantes Tool ausgeben, das jedoch Ihre Probleme nicht löst, werden Sie Ihre Prozesse nicht verbessern.

Die richtigen ITSM-Tools können viel mehr als nur die durchschnittlichen Ticketauflösungszeiten oder Rückstände bei Serviceanfragen reduzieren. Sie sind entscheidend für die Einrichtung eines zentralen Data Hubs, der Ihre Service-Management-Praktiken positiv verändern kann.

4. Integrieren Sie KI und Automatisierung

Investitionen in IT-Service Management sind eine Sache, aber die Implementierung einer ITSM-Automatisierung mit der neuesten KI-Technologie ist wichtiger.

Der RPA (Roboter Prozess Automatisierung) Bereich und die beliebte DevOps verändern weiterhin die ITSM-Normen. Laut Forrester wird die RPA-Industrie im Jahr 2021 einen Wert von 2,9 Milliarden US-Dollar erreichen.

Der Grund? Unglaubliche Effizienz.

Die Effizienz durch die Optimierung von Datenverwaltungsprozessen erspart im Wesentlichen hunderte von Stunden pro Woche. Und damit erhöhen die Unternehmen, die diesen Schritt gehen, die ITSM-ROIs.

Die Angst vor KI und Automatisierung und deswegen den Abbau der Arbeitsplätze wird oft gehört. Glücklicherweise ist diese Realität viel positiver als jede Angstmacherei glauben machen würde. KI und Automatisierung schränken ITSM-Prozesse nicht ein. Stattdessen wird die mühsame manuelle Datenarbeit reduziert und die Verarbeitung in einem bisher innovativen Umfang ermöglicht.

5. Starkes Team fördern

Auch mit der besten Technologie ist das menschliche Element Ihres ITSM-Systems fundamental für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Sie müssen hierzu ein starkes IT-Service-Management-Team zusammenstellen, fördern und ausbauen. Um diese Menschen anzulocken, muss Ihre Unternehmenskultur erstklassig sein.

Die Zusammenstellung eines leistungsstarken Teams erfolgt auch nicht über Nacht. Ihre Organisation sollte:

  • offen kommunizieren,
  • konsistent zusammenarbeiten
  • priorisieren der Akzeptanz von Fehlern

Die Offenheit jedes Teammitglieds, neue Skills zu erwerben, bringt ebenfalls viel Wert.

Talent zu behalten bedeutet mehr als nur ein Gehalt – es geht darum, ihnen zu helfen, das zu erreichen, was sie in Ihrer Karriere wollen. In einem Forbes Blogbeitrag lesen wir auch ganz deutlich

Make sure that employee reviews include time spent understanding how your employees see their own careers developing.“
Peter K. Murdock

Zusammenfassung

Das Verbessern Ihrer ITSM-Prozesse ist kein Hexenwerk. Mit zahlreichen Ressourcen und Technologie Optionen auf dem Markt gibt es keinen Grund, dass Sie nicht erfolgreich werden.

 

Sind Sie bereit für die großen Veränderungen in der IT-Branche? Welchen Change haben Sie schon angefangen und können Sie Ihr Customer Experience auf die nächste Stufe heben? Checken Sie unsere Leistungen hier und lassen Sie uns darüber sprechen. Wir werden Ihre Fragen beantworten und Zweifel aus dem Weg räumen. Melden Sie sich und wir vereinbaren einen Termin.

Eine detailliertere Version dieses Beitrags erschien ursprünglich im Mindville Blog.

 

 

Was ist Ihre ITSM Strategie?

Kennen Sie diese Situationen auch? Die Bearbeitung eines Problems/Tickets durch die IT-Abteilung dauert ewig? Oder das Problem erhält den Vermerk „successfully closed“, ohne gelöst zu sein? Für die Non-IT Mitarbeiter ist die Organisation der IT-Abteilung oft ein Rätsel.

Der Prozess steht heute im Mittelpunkt des Service Managements. Aber ein operativer Prozess ohne die Unterstützung einer leistungsfähigen EDV ist nicht mehr denkbar.

Als Manager sind Sie bestimmt mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

  • ineffiziente Prozessabläufe (Kosten, Zeit, Personalstruktur)
  • kein attraktiver Dienstleister (Rekrutierung)
  • keine Dokumentation (für zukünftige Betriebsstörungen)
  • geringer Automatisierungsgrad mit hohem manuellen Aufwand
  • fehlende Integration der IT-Abteilung (keine Wertschätzung)

Wie können wir die IT-Abteilung noch besser in den Geschäftsprozess integrieren? Wie können wir diese Organisation transparenter machen? Wo sind die Schwachstellen? Und vor allem, wo fangen wir an?

Leistungsstarkes IT-Team

Während viele IT-Teams immer noch in der „Notfall“ Bekämpfung stecken, richten sich leistungsstarke Teams nach dem Geschäftsmodell aus, setzen auf Agilität und Automatisierung und treiben die digitale Transformation voran.

Atlassian hat eine Studie mit 200 Teams durchgeführt. Dabei stellte sich heraus, dass effiziente Teams die folgenden 5 Regeln umsetzen:

  • das Business steht an erster Stelle
  • Technologie beherrschen
  • in Geschwindigkeit investieren
  • Kunden priorisieren
  • proaktiv sein

Hier finden Sie die Infografik mit mehr Statistiken.

 

performing Team Atlassian

Quelle: Atlassian

 

Was ist ITSM?

Wir definieren ITSM (oder IT-Service Management) wie folgt: „ITSM ist die Art und Weise, wie Sie die Bereitstellung von IT-Services (End to End) für Ihre Kunden auf der Grundlage von Best Practices steuern.“

Für IT-Teams ist dieser transformative Ansatz von großer Bedeutung. Ihr Team kann sich somit besser mit Geschäfts- und Softwareteams abstimmen, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen.

 

Atlassian missions IT team

Quelle: Atlassian

 

Mit Jira Service Management können IT-Teams Vorfälle, Änderungen, Probleme und Serviceanfragen mit optimierten Warteschlangen, Automatisierung und proaktiven SLAs besser verwalten.

anarcon

Bei anarcon begleiten wir unsere Kunden von der operativen Innovations- und Veränderungsidee bis zur erkennbaren Auswirkung auf den Geschäftsalltag – das ist das Besondere an anarcon. Hier finden Sie mehr über unserer Leistungen.

MX1 suchte nach einer Service Desk-Lösung für die Signalüberwachung, mit der auch die gesamte Servicedokumentation verwaltet werden konnte. Mit Jira Service Management für das Asset Management haben wir eine Lösung entwickelt, mit der sie alle Tickets im Jira Service Management verfolgen und mit der technischen Servicedokumentation (oder ihrem Servicekatalog) verknüpfen können. Die Software wird im Rechenzentrum mit 250 Agenten in ihrer eigenen Cloud-Infrastruktur ausgeführt.

Obwohl dieses Projekt gut definiert war, haben sich kleinere Nebenprojekte daraus entwickelt, da die Mitarbeiter die Möglichkeit sehen, sowohl Jira als auch Insight für andere Zwecke zu nutzen. Uns ist wichtig die richtige Lösung für unsere Kunden zu entwickeln.

 

Welche Herausforderungen haben Sie in Ihrer Strategie für Ihre IT-Abteilung? Haben Sie Interesse an einem unverbindlichen Expertengespräch, um herauszufinden, ob unsere Analysen und Ratschläge auch dazu beitragen können, die Effektivität Ihres IT-Service-Managements deutlich zu steigern? Melden Sie sich hier unten.

Quelle: die MX1 Customer Success Story wurde ursprünglich mit Hilfe von Mindville geteilt.

Thema Agilität: Wie agil sind Sie tatsächlich?

„Wir sind viel agiler als wir denken!“, die Teilnehmer sind überrascht in unserem agilen Workshop. Ein Teilnehmer fragte sich nach ein paar Sekunden laut: „Ist das wirklich so oder denken wir nur das wir agil sind?“.

In großen Unternehmen und/oder Behörden ist die Agilität schwer einzuschätzen. Diese Agilität der Teams beziehungsweise das Mindset der Menschen zu diesem Thema ist nicht immer deutlich.

Agilität

Die Industrie 4.0 und die Digitalisierung treiben den Bedarf an Flexibilität und der Geschwindigkeit unserer Arbeit an.

Seit mehreren Jahren hören wir ständig in allen Medien von Agilität. Im Endeffekt ist diese Methode aber gar nicht neu. P. Drucker gilt im Jahr 1940 als „Initiator“ des Trends. Das Lehrkonzept war sogar noch viel früher (in etwa im Jahr 1200) in China schon ein Teil der Kampfkunst.

Fast 20 Jahre nach dem Agilen Manifesto, sind knapp 50{40093062bb406606a3bb610fed0203be3f69bb34129b21e7f18d79929d847b89} der mittelständischen Firmen in Deutschland bereits auf agiles Projektmanagement umgestiegen und sogar 56{40093062bb406606a3bb610fed0203be3f69bb34129b21e7f18d79929d847b89} der großen Unternehmen (Studie).

Die Agilität bringt mit sich:

  • Für die Firma: Flexibilität, schnellere Ergebnisse und ein besseres Erreichen eines kundenorientierten Ziels.
  • Für die Mitarbeiter: Motivation, Selbstverantwortung und Kreativität

 

Aber nur weil die IT-Abteilung „agil“ arbeitet, macht dies nicht die ganze Firma agil.

„Die menschliche Denkweise in ein agiles Mindset umzudrehen ist schwierig“, sagte ein Teilnehmer unseres Workshops, oder „Agilität passt nicht für alle!“ hören wir ebenso regelmäßig.

 

Realität

Vielleicht kennen Sie die folgenden Situationen:

  • Mangel an qualifizierten Mitarbeitern
  • Wettbewerbsorientiertes Umfeld
  • langsamer und mühsamer Change

 

In der Industrialisierungsära haben wir einen Beruf, eine Rolle gelernt. Heute, im Zuge der Digitalisierung sollen wir unsere Rolle neu erfinden. Dieses Mindset umzudrehen ist wie einen Menschen auf einer Reise zu begleiten.

Die anarcon kennt sich sehr gut aus mit dem Thema Agilität. Erstens wenden wir das Prinzip „lernen – anwenden – verbessern“ tagtäglich an. Zweitens begleiten wir Firmen und Behörden auf diesem „Transformation-Pfad“, mit verschiedenen Methoden und Tools.

Volker Heuer sagt: „Wir alle brauchen die Bereitschaft und die richtige Mentalität die unabdingbaren Herausforderungen der Zukunft anzugehen“.

Und in Ihrer Firma aus? Wie agile sind Sie persönlich und Ihr Team? Wie skalieren und erweitern Sie die Agilität in Ihrer Organisation?

Unsere erfahrenen agile Coaches und Scrum Master helfen Ihnen diese Fragen zu beantworten und die passenden Methoden und Tools zu verwenden.

Gerne helfen wir Ihnen im Rahmen eines Workshops, um eine maßgeschneiderte Lösung mit Ihnen gemeinsam zu entwickeln.

Einfach und Bequeme Zeiterfassung in Jira

Verwenden Sie die gute alte Stift-und-Papier-Methode, um Ihre Zeiterfassung zu auswerten? Oder erfassen Sie die Zeit von mehr als 15 Teammitgliedern in einer Tabelle? Wir sind uns vermutlich einig, dass Ihre Zeiterfassungsmethode dafür nicht geeignet ist.

Noch Schlimmer ist die Zeit, die Sie damit verbringen die Daten zusammenzustellen und die Mitarbeiter zu befragen, was sie in dieser Woche gearbeitet haben.

Fazit: Es ist ein Job mit hohem Aufwand und geringem Wert, den Sie lieber vermeiden würden.

LS Retail: Kosten der Nachteile/Unannehmlichkeiten

LS Retail, ein weltweit führender Anbieter von Unternehmenssoftwarelösungen hatte folgendes Problem: Ihr bisheriges Tool war ein Legacy-System, das unnötig komplex und schwierig zu bedienen war. Damals beschwerten sich die Mitarbeiter, da sie Probleme hatten, das Tool regelmäßig anzuwenden.

In der Regel wünschen sich Management- und Teamleiter die Erkenntnisse der Zeitnutzung nachverfolgen zu können, aber nicht zu Lasten der Produktivität.

Zeiterfassung in Jira?

Ja, das ist möglich. Da Sie Jira bereits verwenden, können Sie Ihre Zeit einfach direkt auf der Plattform verfolgen. Mit anderen Worten, Sie können die Zeit direkt für ein Issue/Ticket protokollieren und verschiedene Berichte zur Verfügung stellen. Dies ist eine sofort verfügbare Funktion.

Daher finden Sie hier eine sehr schnelle 4-Schritt-Anleitung:

1 – Aktivieren Sie die Zeiterfassung in Jira

Wechseln Sie mit den entsprechenden Berechtigungen zu:
Jira-configuration → Issues → unter „Issue-function“ time tracking → activate

2 – Erstellen Sie ein Issue/Ticket

Sie sollten nur sicherstellen, dass das Zeiterfassungsfeld für Issue/Ticket aktiviert ist. Dadurch werden die beiden Felder „Original Estimate“ und „Remaining Estimate“ erstellt.

Kleiner Tipp: vereinfachen Sie die Zeiterfassung, indem Sie Stundenblöcke von 2 – 5 oder 8 Stunden implementieren.

Remaining Estimate“ wird hauptsächlich verwendet, wenn Sie bereits an einem Issue/Ticket gearbeitet haben, es jedoch noch nicht erstellt wurde. Daher entspricht die verbleibende Zeit für dieses Issue/Ticket der im Feld „Remaining Estimate“ angegebenen Zeit.

Kurzer Hinweis: Wenn diesen Feldern keine Werte hinzugefügt werden, wird in der Zeiterfassung einfach „Not specified“ angezeigt. Dennoch wird die protokollierte Zeit für dieses Issue/Ticket weiterhin angezeigt. Dies kann für eine fortlaufende Aktivität (z. B. das Lesen von E-Mails) hilfreich sein.

3 – Zeiterfassung pro Issue/Ticket

Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wird das Arbeitsprotokollfenster mit vier Optionen geöffnet (Atlassian):

  1. Adjust Automatically: Passen Sie die verbleibenden Schätzungen an. Subtrahieren Sie den im Feld Zeitaufwand aufgezeichneten Arbeitsaufwand vom verbleibenden geschätzten aktuellen Wert.
  2. Leave Estimate Unset: Diese Option wird nur angezeigt, wenn für das Issue/Ticket keine Zeitschätzung angegeben wurde. Sie können diese Option verwenden, wenn Sie die Arbeit nachverfolgen möchten (ohne einen Zeitvoranschlag für ein Problem haben).
  3. Use Existing Estimate of: Wählen Sie diese Option, wenn Sie den geschätzten Restwert (Issue remaining estimate) des Tickets nicht ändern möchten.
  4. Set to: Sie können die verbleibenden Schätzungen an die in diesem Feld angegebene Zeit anpassen.
  5. Reduce by: Wählen Sie diese Option aus, um den verbleibenden Schätzwert manuell anzupassen, indem Sie die in diesem Feld angegebene Zeitspanne abziehen.

Kleiner Tipp: die Arbeitsbeschreibung hilft Ihnen, sich an die Tätigkeiten zu erinnern, die Sie während dieser Sitzung ausgeführt haben.

4 – Berichte erstellen und Ergebnisse extrapolieren

Nachdem Sie mit der Zeitprotokollierung für ein Issue/Ticket begonnen haben, können Sie im Abschnitt „Report“ von Jira einen Zeiterfassungsbericht erstellen. Hier erhalten Sie die meisten Erkenntnisse aus der Verfolgung der Zeit.

Wählen Sie die gewünschten Parameter aus und erstellen Sie den Bericht.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aus dem Zeiterfassungsbericht hervorgeht, sehen Sie jetzt:

a) wie viel Zeit für ein Issue/Ticket angemeldet ist
b) wie weit Sie von Ihren Schätzungen entfernt sind

So wird Zeiterfassung in Jira zum Kinderspiel

Wir kennen nun einen Weg in Jira, die Zeiterfassung zu verfolgen. Aber die Realität ist, dass die Out-of-the-Box-Funktionalität (OOTB) einfach nicht praktisch genug ist (oder nicht leistungsfähig genug!). Ich möchte die Zeit:

  • „einfacher protokollieren“
  • „für einen benutzerdefinierten Wert verfolgen“
  • „nach Benutzern / Rollen / Teams sehen“
  • „einem bestimmten Zeitraum nachsortieren „

Zum Glück gibt es bessere Lösungen, um die Zeit in Jira zu verfolgen. Mithilfe einer der am häufigsten installierten App des Atlassian Marketplaces, Tempo Timesheets, können wir die Benutzerfreundlichkeit und die „User Experience“ verbessern.

„Ich möchte die Zeit einfacher protokollieren“

Tempo Timesheets enthalten eine vollständige Zeiterfassungslösung in Jira, die mehr als sieben Möglichkeiten zur Zeiterfassung bietet! Wenn Sie beispielsweise auf Ihrer Tastatur auf „w“ drücken, wird sofort das Tempo-Worklog-Fenster geöffnet, in dem Sie die Zeit sofort protokollieren können.

Die einzige Änderung, die Sie sehen werden, ist jedoch das Hinzufügen des Bereichs „My Work“ im Dashboard. Dort protokollieren Sie nicht nur die Zeit für die Issue/Tickets sondern, sehen auch Ihren Fortschritt für die Woche und können Ihre Arbeitszeittabelle zur Genehmigung einreichen.

Bei der Protokollierung werden grüne Karten in „My Work“ erstellt. Wenn Sie einen Plan für sich selbst erstellen, erhalten Sie eine blaue Karte. Nie wieder 15 Leute befragen, um die Zeiterfassung zu erfassen!

„Ich möchte die Zeit für einen benutzerdefinierten Wert verfolgen“

Wahrscheinlich verfolgen Sie die Zeit für einen bestimmten Zweck (z. B. zur Abrechnung mit einem Kunden, zur Nachverfolgung von Überstunden, usw.) oder Sie möchten zusätzliche Daten nachverfolgen (z. B. Meilen für die Fahrt zum Kunden). Durch die Verwendung von „Arbeitsattributen“ in Tempo wird alles möglich.

Wie zu sehen ist, bietet das Tempo Worklog-Fenster ein anderes Layout als die Jira OOTB-Zeiterfassung. Sie können die Zeit für ein beliebiges Issue/Ticket protokollieren und mit einigen benutzerdefinierten Variablen verknüpfen (z. B. Verknüpfung mit einem Kunden, Überstunden und Eingabe der zurückgelegten Kilometer).

Jetzt können Sie Ihren Use Case in Tempo implementieren und den Wert Ihrer Zeit maximieren, ohne Daten kompilieren zu müssen!

„Ich möchte die Zeit nach Benutzern/Rollen/Teams sehen“

Das größte Problem bei der Zeiterfassung mit Jira OOTB ist, dass Sie nicht die Flexibilität haben, in einem bestimmten Zeitraum nach Benutzern/Rollen/Teams zu filtern. Dieses Problem wird mit Tempo-Arbeitszeittabellen behoben.

Tempo-Berichte funktionieren ähnlich wie eine Excel-Pivot-Tabellen: Sie wählen und filtern die Daten, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Sie müssen die Archive nicht mehr nach früheren Daten durchsuchen, es ist alles da!

Zurück zu LS Retail: Bequeme Zeiterfassung

Aufgrund der Komplexität der Altsystem Tickets, hatte LS Retail Schwierigkeiten, die Zeit seiner Mitarbeiter zu erfassen. Nach der Implementierung der Tempo-Arbeitszeittabellen sah die Firma phänomenale Veränderungen.

Die Hauptstärke von Tempo ist die einfache Bedienung, die meinen Mitarbeitern das Leben erleichtert. Ich mag Systeme, die Mitarbeiter einfach problemlos nutzen. Für Unternehmen, die JIRA einsetzen, ist Tempo eine naheliegende Wahl. “
Sigurjón Atli Sigurðsson, Entwicklungsleiter bei LS Retail.

Zeiterfassung sollte nicht kompliziert sein. Wenn Sie Jira verwenden, die Zeit erfassen und die Vorteile dieser Daten nutzen möchten, gibt es keinen Grund, Tempo-Arbeitszeittabellen nicht zu testen (es gibt eine kostenlose Testversion!). Bei über 22.000 Installationen von KMUs bis Fortune 500-Unternehmen werden Sie schnell erkennen, warum es sich um die Wahl von Atlassians Mitarbeitern handelt und warum Kunden diese Jira-App immer wieder empfehlen.

Sind Sie neugierig geworden? Bei anarcon benutzen wir Tempo tagtäglich. Wir beraten Sie gerne und begleiten Sie durch die Testphase und Implementierung in ihrem Umfeld. Melden Sie sich und wir vereinbaren einen Termin.

Artikel in Zusammenarbeit mit unserem Partner Tempo geschrieben

Kann man in den Bereichen Finanzen & Versicherungen agil arbeiten?

Bei Banken- oder Versicherungsunternehmen, die komplexe Strukturen und anstrengende Regulators haben, stellen wir uns die Frage, ob diese wirklich agil sein können. Die Umsetzung ist bei den meisten noch am Anfang, weil die Transformation oft als eine Mammutaufgabe gesehen wird.

Die schwierigen Prozesse und multidimensionalen Berücksichtigungen sind zwei Aspekte der Herausforderung. Aber muss man hier überhaupt agil arbeiten?

 

 

Agile Methoden

Die Komplexität der Umwelt steigt und damit steigt die Komplexität der Organisationen. Die Agilität ist EINE Anpassungsmöglichkeit an das komplexe Umfeld. Letztes Jahr erinnerte uns Prof. Dr. Stephan Fischer der Hochschule Pforzheim in einem Agile HR Conference, dass die Agilität nicht nur einen eindimensionalen Aspekt hat, sondern sich in drei verschiedenen Aspekten spiegelt:

Agile 3 Ebene

 

In jeder Ebene sind die Reifegrade, die Ausprägungen, Levels und Dimensionen anders. Dieser dreidimensionale Aspekt lässt uns oft zweifeln an der guten Funktionsweise unsere Organisation.

Dennoch ist die Reaktion auf Komplexität durch Agilität möglich und ist auch mit kleinen Schritten umsetzbar.

„Agil werden nicht Projekte, sondern Teams. Dies ist ein fundamentaler Unterschied, gerade für Organisationen, in denen viele Mitarbeiter in jeweils vielen Projekten tätig sind.“ (Value4change)

Natürlich können Sie in Projekten agile Methoden üben, aber der agile Ansatz wird nur dann effektiv, wenn Einzelpersonen und danach Teams das richtige Mindset haben.

Keine Transformation ohne die Menschen

Die Umwandlung einer Organisation ist komplex und Veränderungen beginnen mit der internen Kultur. Wir sind zudem nicht alle bereit mit agilen Methoden zu arbeiten. Für die Uneingeweihten bringt die agile Methode viele Fragen und Unsicherheiten mit sich.Zum Beispiel:

  • Laufende Transformation
  • Keine direkten und klaren Anweisungen mehr
  • Karrieremodell und Anerkennung

Evidenzbasierte Transformation

Die schnelle Transformation eines Unternehmens ist wichtig und sogar zeitnah notwendig. Aber die Qualität der Transformation ist noch wichtiger. Die Firmen brauchen konkrete Fakten und Zahlen, um eine Veränderung kompatibel mit dem Business zu erschaffen.

mit anarcon

Unser Ansatz ist multidimensional. Unser erster Fokus sind die Menschen und deswegen bieten wir gerne Workshops an, um zusammen zu erfahren, was Ihr Bedarf ist. Wir haben mehrere Jahre Expertise und Erfahrungen mit großen Konzernen bezüglich der Themen Tools und Team-Organisation gewonnen. Wir wissen welche Tools für Reporting und Zahlen wirklich geeignet sind. Und „last-but-not-least“ begleiten wir Sie gerne für eine oder mehrere Makro Ebenen (Organisation Aspekt) um eine Skalierung der Transformation mit Ihnen zu schaffen. Hier gibt’s mehr Informationen.

Sind Sie soweit, eine Transformation für Ihre Firma anzufangen? Haben Sie das Gefühl, dass die Agilität nicht wirklich funktioniert? Sind Sie skeptisch bezüglich der Agilität und der finanziellen Umgebung?

Lassen Sie uns darüber sprechen. Hinterlassen Sie uns einen Kommentar. Wir werden Ihre Fragen beantworten und Zweifel aus dem Weg räumen.

4. AUFFI – Atlassian User Forum Finance & Insurance

4. AUFFI Banner

Sehr geehrte Gäste,

auf Grund der weiterhin unklaren Situation mit dem Corona Virus (SARS-CoV-2) und den damit verbundenen Einschränkungen und Risiken für Veranstaltungen, haben wir beschlossen, unsere Veranstaltung, 4. Atlassian User Forum Finance & Insurance am 10. März 2020 von 09:00 – 14:00 Uhr im Dachwerk, abzusagen.

Wir bitten Sie um Verständnis und stehen Ihnen gerne alternativ per Mail (ulrike.heuer@anarcon.org) für individuellen Informationsaustausch zur Verfügung.

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Überall sprechen wir von nachhaltiger Transformation, notwendigem Wandel und neuen Arbeitsmodellen. In einer etablierten Organisation, die sehr strengen Finanz- und Versicherungsvorschriften unterliegt, kann dies eine Herausforderung darstellen.
Buzzwords beiseite, wie gehen wir pragmatisch damit um? Welche Tools und Maßnahmen können wir heute einsetzen, um die richtige und eine effiziente Wirkung zu erzielen?

Kommen Sie vorbei, hören Sie interessante Vorträge und diskutieren Sie eben zu diesen Themen bei unserer nächsten 4. AUFFI – Atlassian User Forum Finance und Insurance.

Event

Datum:                               Dienstag, 10. März 2020 von 9:00 Uhr – 14:00 Uhr

Location:                            Dachwerk, (4. OG) Kolosseumstraße 1, 80469 München

Preis:                                  Die Teilnahme ist für Sie kostenlos

Agenda

09:00

Begrüßung

09:15

Keynote Speaker – „Change in collaboration“ – Robert Panholzer, Atlassian

10:00

Präsentation Grape – Projektkommunikation: effizient, schneller, besser! – Felix Häusler, Grape

10:40

Technical lightning talk – Incident Management mit Nagios & Jira – Christian Walonka, it-economics

11:00

Kaffeepause

11:15

Customer Success Story: Einführung des Social Intranet Tools “Linchpin” bei der Gothaer Versicherungen – Samsoor Hemat, venITure

12:00

Paneldiskussion – Moderation Volker Heuer

12:30

Mittagessen und Netzwerken

14:00

Ende der Veranstaltung

 

Der Event findet in Kooperation mit dem Softwarehersteller Atlassian und den Platinum Atlassian Solution Partner it-economics statt. Wir bieten Ihnen ein spannendes Programm an Vorträgen zu Lösungen und Best Practices rund um den Einsatz der Atlassian-Tool-Suite in der Finanzdienstleistungs- & Versicherungsbranche.

 

Atlassian Logo        

 

Wir bitten Sie um Anmeldung bis spätestens 2. März 2020 unter ulrike.heuer@anarcon.org

 

Zeiterfassung: 3 Gründe warum Sie ein effizientes Zeiterfassungstool nutzen sollten

Zeit ist eine begrenzte und vielleicht unsere wichtigste Ressource, daher das alte Sprichwort: „Zeit ist Geld“. Es ist doch selbstverständlich, dass Sie das Beste daraus machen möchten.  Trotz dieser offensichtlichen Tatsache lügen die Statistiken nicht: Wir sind schrecklich darin, unsere Zeit im Auge zu behalten und uns zu erinnern, was wir vorhaben. Leadership IQ hat mehr als 7.000 Personen gefragt, ob sie ihre Zeit erfasst haben oder nicht. Die Ergebnisse zeigten, dass mehr als zwei Drittel der Befragten keine Zeiterfassung führen.

How do your time management skills stack up?

Warum lohnt es sich also, die Zeit zu verfolgen?

 

1. Verstehe, wofür Zeit verbracht wird

Zu verstehen wofür Zeit aufgewendet wird, ist entscheidend um produktiver zu werden.

Laut Affinity Live werden „durch den Wechsel zur täglichen Zeiteingabe Zeitverluste um mehr als 80{40093062bb406606a3bb610fed0203be3f69bb34129b21e7f18d79929d847b89} reduziert.“

Die Universität von Minnesota hat keine Zeiten nachverfolgt bis sie die Zeiterfassungslösung Tempo Timesheets für ihre Entwickler implementierte. Diese Änderung ermöglichte es der Universität, produktiver zu sein und fundiertere Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung zu treffen.

Verstehen, wofür Zeit verbraucht wird, bietet weitere große Vorteile. Sie können:

  • Aufgaben besser priorisieren
  • Workloads effizienter verwalten
  • Projekte pünktlicher liefern
  • Aufgaben mit hohem Aufwand und geringem Wert aus Workflows entfernen oder automatisieren

 

2. Bessere Schätzung

Zeiterfassung Jira Screenshot

Einer der größten Vorteile der Zeiterfassung sind die Daten, die erfasst sind. Im Idealfall können Sie mit der für die Zeiterfassung verwendeten Lösung auf einfache Weise zurückblicken und sehen, woran gearbeitet wurde. Noch besser: Wenn die von Ihnen gesammelten Daten mit einer Aufgabe / einem Projekt verknüpft sind, können Sie die Gesamtzeit, die Sie für deren Fertigstellung aufgewendet haben, vollständig nachvollziehen.

Diese Informationen sind äußerst wertvoll, da sie verwendet werden, um die Dauer einer ähnlichen Aufgabe zuverlässiger vorherzusagen und abzuschätzen.

Das Beispiel von Thrillist, einem in New York City ansässigen Unternehmen für digitale Medien, demonstrieren, was wir meinen. Mit der Implementierung einer Zeiterfassungslösung konnte das Unternehmen die Genauigkeit seiner Produkt-Roadmap-Zeitachse verbessern.

 

„Mithilfe historischer Daten können wir besser vorhersagen, wie lange ein Projekt dauern wird, und so den Stakeholdern realistische Zeitpläne übermitteln – nicht nur Zeitpläne für laufende Projekte, sondern für unsere gesamte Produkt-Roadmap.“ – Mike Solomon, Produktmanager

Zeiterfassung ist auch eine Möglichkeit, die Vergangenheit zu studieren, um die Zukunft zu definieren … Konfuzius wäre stolz darauf, das zu hören!

3. Seien Sie genau bei der Abrechnung und Kostenberichterstattung

Wenn Sie einen Stundenvertrag abgeschlossen haben, ist es von entscheidender Bedeutung, genau zu bestimmen, wie viel Zeit für einen Kunden, ein Projekt, eine Funktionsfreigabe usw. aufgewendet wurde. Auch wenn Sie einen Festpreisvertrag abgeschlossen haben, sollten Sie auch tun.

Andernfalls werden Sie die aufgewendete Zeit schätzen müssen und dadurch Ihre Rentabilität beeinträchtigen (bspw., wenn Arbeitskräfte nicht frei sind!). Haben wir für Acme Corp 200 Stunden oder 150 Stunden gearbeitet? Wie sicher sind Sie in Ihren Daten?

Wenn Sie die Zeit zum Abschließen einer Aktivität unterschätzen, wird dies Ihre Rentabilität und Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Ihre Zeitachse genau zu messen (siehe Grund Nr. 2). Wenn Sie die Zeit zum Abschließen einer Aktivität überschätzen, bedeutet dies eine massive Endabrechnung: Sie kann entweder die Beziehung zu einem Kunden schädigen oder neue interne Funktionen zu teuer machen.

Arecon Data, ein Softwareentwicklungsunternehmen im Bereich Energie / Öl & Gas, kann die abrechnungsfähige Zeit genau von der nicht abrechnungsfähigen Zeit unterscheiden. Dies hilft ihnen, ihre Kunden am Monatsende genauer abzurechnen und auch zu ermitteln, welche Kunden es zu priorisieren gilt.

„Wir können unseren Kunden tatsächlich die kundenspezifische Entwicklung in Rechnung stellen, die wir für sie in unsere Anwendung einprogrammieren. Es hat uns auch auf die tatsächlichen Kosten einiger (Problem-) Kunden aufmerksam gemacht, die häufig Probleme haben, die nicht wirklich existieren. (…) Wir können (nach der Finanzanalyse) zuversichtlich sein, bestimmte Kunden gehen zu lassen, die uns Geld kosten. “- Neil White, QA / Sys. Administrator.

Wie Arecon benutzen wir bei anarcon intern Tempo Timesheet um die Arbeitszeiten ganz genau abzurechnen oder die Betriebskosten zu verfolgen.

 

Ich bin kein Teamleiter oder Manager. Was bringt mir das?

Auch wenn Sie nicht Manager sind oder eine ähnliche Verantwortung haben, können Sie trotzdem die Vorteile der Zeiterfassung nutzen:

  • Verstehen Sie, ob Sie die Aufgaben ausführen, denen Sie tatsächlich zugewiesen sind
  • Ermitteln, ob Sie genügend Zeit in Ihre Karriere investieren
  • Das Beste aus Ihrem Tag machen!

Das Schöne an der Zeiterfassung ist, dass der Nutzen für alle an einem Unternehmen Beteiligten messbar und quantifizierbar ist. Ein gutes Zeiterfassungstool sollte darauf abzielen, für den Endnutzer so unsichtbar wie möglich zu werden.

Zeiterfassung screenshot

Besonders während eines laufenden Transformations-Prozesses, ist es wichtig diese Ressource zu quantifizieren und das Beste aus ihr heraus zu holen.

Ein in Jira integriertes Tool wie Tempo Timesheets hilft beispielsweise dabei, die Genauigkeit beizubehalten und die Akzeptanzrate zu verbessern.

Schließlich ist anzumerken, dass das Ziel der Zeitverfolgung nicht darin besteht, die Mitarbeiter ständig zu überwachen, sondern die Fortschritte besser überblicken zu können. Haben Sie ein effizientes Tool für die Zeiterfassung oder arbeiten Sie noch mit Excel? Wissen Sie ganz genau wie viele Stunden für welche Projekte tatsächlich verbraucht sind?

Hinterlassen Sie uns eine Nachricht und wir melden uns bei Ihnen!

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Weiterhin DSGVO konform ins Jahr 2020

„Noch ein Newsletter? Noch eine Veranstaltung? Mein E-mail-Postfach ist voll und ich fühle mich zugespammt! Ich bevorzuge den persönlichen Kontakt.“ Bei anarcon denken wir das auch! Dennoch, wir alle brauchen diesen schriftlichen Kontakt, um Business zu ermöglichen. Dank der DSGVO ist die Bearbeitung der persönlichen Daten besser geworden, oder?

2020

Bis jetzt haben wir bei anarcon bewusst wenig mit Newslettern und E-mails kommuniziert. Uns ist der persönliche und direkte Kontakt sehr wichtig (und das wird auch so bleiben). Jedoch möchten wir Ihnen im Jahr 2020 noch mehr anbieten und deswegen planen wir:

  • Webinars und Newsletter (mit Fokus auf Themen wie Agile Transformation, Cloud Migration & IT Service Management)
  • Veranstaltungen mit neuen Produkten und spannenden Diskussionen
  • Schulungen für Atlassian Produkte und neue Themen

und weil wir kontinuierlich wachsen, werden wir auch in verschiedenen Bereichen rekrutieren. Dies werden wir auch rechtzeitig kommunizieren (Karriere).

anarcon und die Datenschutzgrundverordnung

 

anarcon Wert Kunden im Zentrum

Selbstverständlich möchten wir DSGVO konform mit ihren Daten umgehen. Um transparent zu sein erklären wir kurz was wir mit Ihren Daten vorhaben.

Wir sammeln Informationen aus:

  • ausgefüllten Formulare
  • ausgeführten Gespräche
  • verschickten E-Mails oder
  • persönlich überreichten Visitenkarten

 

Die Daten werden in unserem internen CRM-System gespeichert.
Sie erhalten von anarcon eine E-Mail mit der Bitte um Ihre Zustimmung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten. Danach kategorisieren wir die Kontaktdaten je zugestimmtem Interesse (Webinar, Events…). Sie können diese Datenspeicherung hier: datenschutz@anarcon.org jeder Zeit widerrufen. Sollten wir von Ihnen keine Zustimmung erhalten, werden wir Ihre Daten löschen.

 

DSGVO

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018, erhalten wir alle solche Emails. Die Ziele der Datenschutzgrundverordnung EU-DSGVO sind der Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten (Art. 1 Abs. 2 DSGVO).

Es geht um:

  • Datenbearbeitung: Transparenz & klare Statements
  • Einwilligung und Rechte betroffener Personen: Individuelle Recht
  • Eingebauter Datenschutz, bewusstes handeln und geschult bleiben: Verantwortung und informiert bleiben

Wir bitten Sie, unsere Datenschutzerklärung so bald wie möglich zu lesen.

Bei anarcon arbeiten wir schon seit jeher nach diesen Prinzipien. Wir begleiten unsere Kunden bei der Erreichung ihrer individuellen Ziele. Unser Fokus liegt dabei auf den Menschen, gleichzeitig managen wir Aufgabe mit den richtigen Tools und effektivsten Methoden

DSGVO Beratungsmodelle

 

Wie sieht der DSGVO Prozess in Ihrer Firma aus? Sind Sie sicher, dass alles „konform“ ist? Brauchen Sie vielleicht eine „Prozessoptimierung“? Der Druck der Geschäftsführung und von Gerichten, sowie etwaiger Ressourcenmangel machen es noch schwieriger.

 

 

Sprechen Sie uns an, wir kommen vorbei und diskutieren zusammen über Ihren Bedarf. Vielleicht können wir Sie auch in diesem Bereich unterstützen.

Ihre Themen und Herausforderungen sind uns wichtig, nur so können wir Sie bestmöglich beraten. Dafür brauchen wir Ihre Rückmeldung.