Einfach und Bequeme Zeiterfassung in Jira

Verwenden Sie die gute alte Stift-und-Papier-Methode, um Ihre Zeiterfassung zu auswerten? Oder erfassen Sie die Zeit von mehr als 15 Teammitgliedern in einer Tabelle? Wir sind uns vermutlich einig, dass Ihre Zeiterfassungsmethode dafür nicht geeignet ist.

Noch Schlimmer ist die Zeit, die Sie damit verbringen die Daten zusammenzustellen und die Mitarbeiter zu befragen, was sie in dieser Woche gearbeitet haben.

Fazit: Es ist ein Job mit hohem Aufwand und geringem Wert, den Sie lieber vermeiden würden.

LS Retail: Kosten der Nachteile/Unannehmlichkeiten

LS Retail, ein weltweit führender Anbieter von Unternehmenssoftwarelösungen hatte folgendes Problem: Ihr bisheriges Tool war ein Legacy-System, das unnötig komplex und schwierig zu bedienen war. Damals beschwerten sich die Mitarbeiter, da sie Probleme hatten, das Tool regelmäßig anzuwenden.

In der Regel wünschen sich Management- und Teamleiter die Erkenntnisse der Zeitnutzung nachverfolgen zu können, aber nicht zu Lasten der Produktivität.

Zeiterfassung in Jira?

Ja, das ist möglich. Da Sie Jira bereits verwenden, können Sie Ihre Zeit einfach direkt auf der Plattform verfolgen. Mit anderen Worten, Sie können die Zeit direkt für ein Issue/Ticket protokollieren und verschiedene Berichte zur Verfügung stellen. Dies ist eine sofort verfügbare Funktion.

Daher finden Sie hier eine sehr schnelle 4-Schritt-Anleitung:

1 – Aktivieren Sie die Zeiterfassung in Jira

Wechseln Sie mit den entsprechenden Berechtigungen zu:
Jira-configuration → Issues → unter „Issue-function“ time tracking → activate

2 – Erstellen Sie ein Issue/Ticket

Sie sollten nur sicherstellen, dass das Zeiterfassungsfeld für Issue/Ticket aktiviert ist. Dadurch werden die beiden Felder „Original Estimate“ und „Remaining Estimate“ erstellt.

Kleiner Tipp: vereinfachen Sie die Zeiterfassung, indem Sie Stundenblöcke von 2 – 5 oder 8 Stunden implementieren.

Remaining Estimate“ wird hauptsächlich verwendet, wenn Sie bereits an einem Issue/Ticket gearbeitet haben, es jedoch noch nicht erstellt wurde. Daher entspricht die verbleibende Zeit für dieses Issue/Ticket der im Feld „Remaining Estimate“ angegebenen Zeit.

Kurzer Hinweis: Wenn diesen Feldern keine Werte hinzugefügt werden, wird in der Zeiterfassung einfach „Not specified“ angezeigt. Dennoch wird die protokollierte Zeit für dieses Issue/Ticket weiterhin angezeigt. Dies kann für eine fortlaufende Aktivität (z. B. das Lesen von E-Mails) hilfreich sein.

3 – Zeiterfassung pro Issue/Ticket

Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wird das Arbeitsprotokollfenster mit vier Optionen geöffnet (Atlassian):

  1. Adjust Automatically: Passen Sie die verbleibenden Schätzungen an. Subtrahieren Sie den im Feld Zeitaufwand aufgezeichneten Arbeitsaufwand vom verbleibenden geschätzten aktuellen Wert.
  2. Leave Estimate Unset: Diese Option wird nur angezeigt, wenn für das Issue/Ticket keine Zeitschätzung angegeben wurde. Sie können diese Option verwenden, wenn Sie die Arbeit nachverfolgen möchten (ohne einen Zeitvoranschlag für ein Problem haben).
  3. Use Existing Estimate of: Wählen Sie diese Option, wenn Sie den geschätzten Restwert (Issue remaining estimate) des Tickets nicht ändern möchten.
  4. Set to: Sie können die verbleibenden Schätzungen an die in diesem Feld angegebene Zeit anpassen.
  5. Reduce by: Wählen Sie diese Option aus, um den verbleibenden Schätzwert manuell anzupassen, indem Sie die in diesem Feld angegebene Zeitspanne abziehen.

Kleiner Tipp: die Arbeitsbeschreibung hilft Ihnen, sich an die Tätigkeiten zu erinnern, die Sie während dieser Sitzung ausgeführt haben.

4 – Berichte erstellen und Ergebnisse extrapolieren

Nachdem Sie mit der Zeitprotokollierung für ein Issue/Ticket begonnen haben, können Sie im Abschnitt „Report“ von Jira einen Zeiterfassungsbericht erstellen. Hier erhalten Sie die meisten Erkenntnisse aus der Verfolgung der Zeit.

Wählen Sie die gewünschten Parameter aus und erstellen Sie den Bericht.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aus dem Zeiterfassungsbericht hervorgeht, sehen Sie jetzt:

a) wie viel Zeit für ein Issue/Ticket angemeldet ist
b) wie weit Sie von Ihren Schätzungen entfernt sind

So wird Zeiterfassung in Jira zum Kinderspiel

Wir kennen nun einen Weg in Jira, die Zeiterfassung zu verfolgen. Aber die Realität ist, dass die Out-of-the-Box-Funktionalität (OOTB) einfach nicht praktisch genug ist (oder nicht leistungsfähig genug!). Ich möchte die Zeit:

  • „einfacher protokollieren“
  • „für einen benutzerdefinierten Wert verfolgen“
  • „nach Benutzern / Rollen / Teams sehen“
  • „einem bestimmten Zeitraum nachsortieren „

Zum Glück gibt es bessere Lösungen, um die Zeit in Jira zu verfolgen. Mithilfe einer der am häufigsten installierten App des Atlassian Marketplaces, Tempo Timesheets, können wir die Benutzerfreundlichkeit und die „User Experience“ verbessern.

„Ich möchte die Zeit einfacher protokollieren“

Tempo Timesheets enthalten eine vollständige Zeiterfassungslösung in Jira, die mehr als sieben Möglichkeiten zur Zeiterfassung bietet! Wenn Sie beispielsweise auf Ihrer Tastatur auf „w“ drücken, wird sofort das Tempo-Worklog-Fenster geöffnet, in dem Sie die Zeit sofort protokollieren können.

Die einzige Änderung, die Sie sehen werden, ist jedoch das Hinzufügen des Bereichs „My Work“ im Dashboard. Dort protokollieren Sie nicht nur die Zeit für die Issue/Tickets sondern, sehen auch Ihren Fortschritt für die Woche und können Ihre Arbeitszeittabelle zur Genehmigung einreichen.

Bei der Protokollierung werden grüne Karten in „My Work“ erstellt. Wenn Sie einen Plan für sich selbst erstellen, erhalten Sie eine blaue Karte. Nie wieder 15 Leute befragen, um die Zeiterfassung zu erfassen!

„Ich möchte die Zeit für einen benutzerdefinierten Wert verfolgen“

Wahrscheinlich verfolgen Sie die Zeit für einen bestimmten Zweck (z. B. zur Abrechnung mit einem Kunden, zur Nachverfolgung von Überstunden, usw.) oder Sie möchten zusätzliche Daten nachverfolgen (z. B. Meilen für die Fahrt zum Kunden). Durch die Verwendung von „Arbeitsattributen“ in Tempo wird alles möglich.

Wie zu sehen ist, bietet das Tempo Worklog-Fenster ein anderes Layout als die Jira OOTB-Zeiterfassung. Sie können die Zeit für ein beliebiges Issue/Ticket protokollieren und mit einigen benutzerdefinierten Variablen verknüpfen (z. B. Verknüpfung mit einem Kunden, Überstunden und Eingabe der zurückgelegten Kilometer).

Jetzt können Sie Ihren Use Case in Tempo implementieren und den Wert Ihrer Zeit maximieren, ohne Daten kompilieren zu müssen!

„Ich möchte die Zeit nach Benutzern/Rollen/Teams sehen“

Das größte Problem bei der Zeiterfassung mit Jira OOTB ist, dass Sie nicht die Flexibilität haben, in einem bestimmten Zeitraum nach Benutzern/Rollen/Teams zu filtern. Dieses Problem wird mit Tempo-Arbeitszeittabellen behoben.

Tempo-Berichte funktionieren ähnlich wie eine Excel-Pivot-Tabellen: Sie wählen und filtern die Daten, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Sie müssen die Archive nicht mehr nach früheren Daten durchsuchen, es ist alles da!

Zurück zu LS Retail: Bequeme Zeiterfassung

Aufgrund der Komplexität der Altsystem Tickets, hatte LS Retail Schwierigkeiten, die Zeit seiner Mitarbeiter zu erfassen. Nach der Implementierung der Tempo-Arbeitszeittabellen sah die Firma phänomenale Veränderungen.

Die Hauptstärke von Tempo ist die einfache Bedienung, die meinen Mitarbeitern das Leben erleichtert. Ich mag Systeme, die Mitarbeiter einfach problemlos nutzen. Für Unternehmen, die JIRA einsetzen, ist Tempo eine naheliegende Wahl. “
Sigurjón Atli Sigurðsson, Entwicklungsleiter bei LS Retail.

Zeiterfassung sollte nicht kompliziert sein. Wenn Sie Jira verwenden, die Zeit erfassen und die Vorteile dieser Daten nutzen möchten, gibt es keinen Grund, Tempo-Arbeitszeittabellen nicht zu testen (es gibt eine kostenlose Testversion!). Bei über 22.000 Installationen von KMUs bis Fortune 500-Unternehmen werden Sie schnell erkennen, warum es sich um die Wahl von Atlassians Mitarbeitern handelt und warum Kunden diese Jira-App immer wieder empfehlen.

Sind Sie neugierig geworden? Bei anarcon benutzen wir Tempo tagtäglich. Wir beraten Sie gerne und begleiten Sie durch die Testphase und Implementierung in ihrem Umfeld. Melden Sie sich und wir vereinbaren einen Termin.

Artikel in Zusammenarbeit mit unserem Partner Tempo geschrieben

Kann man in den Bereichen Finanzen & Versicherungen agil arbeiten?

Bei Banken- oder Versicherungsunternehmen, die komplexe Strukturen und anstrengende Regulators haben, stellen wir uns die Frage, ob diese wirklich agil sein können. Die Umsetzung ist bei den meisten noch am Anfang, weil die Transformation oft als eine Mammutaufgabe gesehen wird.

Die schwierigen Prozesse und multidimensionalen Berücksichtigungen sind zwei Aspekte der Herausforderung. Aber muss man hier überhaupt agil arbeiten?

 

 

Agile Methoden

Die Komplexität der Umwelt steigt und damit steigt die Komplexität der Organisationen. Die Agilität ist EINE Anpassungsmöglichkeit an das komplexe Umfeld. Letztes Jahr erinnerte uns Prof. Dr. Stephan Fischer der Hochschule Pforzheim in einem Agile HR Conference, dass die Agilität nicht nur einen eindimensionalen Aspekt hat, sondern sich in drei verschiedenen Aspekten spiegelt:

Agile 3 Ebene

 

In jeder Ebene sind die Reifegrade, die Ausprägungen, Levels und Dimensionen anders. Dieser dreidimensionale Aspekt lässt uns oft zweifeln an der guten Funktionsweise unsere Organisation.

Dennoch ist die Reaktion auf Komplexität durch Agilität möglich und ist auch mit kleinen Schritten umsetzbar.

„Agil werden nicht Projekte, sondern Teams. Dies ist ein fundamentaler Unterschied, gerade für Organisationen, in denen viele Mitarbeiter in jeweils vielen Projekten tätig sind.“ (Value4change)

Natürlich können Sie in Projekten agile Methoden üben, aber der agile Ansatz wird nur dann effektiv, wenn Einzelpersonen und danach Teams das richtige Mindset haben.

Keine Transformation ohne die Menschen

Die Umwandlung einer Organisation ist komplex und Veränderungen beginnen mit der internen Kultur. Wir sind zudem nicht alle bereit mit agilen Methoden zu arbeiten. Für die Uneingeweihten bringt die agile Methode viele Fragen und Unsicherheiten mit sich.Zum Beispiel:

  • Laufende Transformation
  • Keine direkten und klaren Anweisungen mehr
  • Karrieremodell und Anerkennung

Evidenzbasierte Transformation

Die schnelle Transformation eines Unternehmens ist wichtig und sogar zeitnah notwendig. Aber die Qualität der Transformation ist noch wichtiger. Die Firmen brauchen konkrete Fakten und Zahlen, um eine Veränderung kompatibel mit dem Business zu erschaffen.

mit anarcon

Unser Ansatz ist multidimensional. Unser erster Fokus sind die Menschen und deswegen bieten wir gerne Workshops an, um zusammen zu erfahren, was Ihr Bedarf ist. Wir haben mehrere Jahre Expertise und Erfahrungen mit großen Konzernen bezüglich der Themen Tools und Team-Organisation gewonnen. Wir wissen welche Tools für Reporting und Zahlen wirklich geeignet sind. Und „last-but-not-least“ begleiten wir Sie gerne für eine oder mehrere Makro Ebenen (Organisation Aspekt) um eine Skalierung der Transformation mit Ihnen zu schaffen. Hier gibt’s mehr Informationen.

Sind Sie soweit, eine Transformation für Ihre Firma anzufangen? Haben Sie das Gefühl, dass die Agilität nicht wirklich funktioniert? Sind Sie skeptisch bezüglich der Agilität und der finanziellen Umgebung?

Lassen Sie uns darüber sprechen. Hinterlassen Sie uns einen Kommentar. Wir werden Ihre Fragen beantworten und Zweifel aus dem Weg räumen.